СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
Сельского поселения «Село Некрасовка»
Хабаровского муниципального района Хабаровского края
РЕШЕНИЕ
от 07.06.2021 № 122-34
с. Некрасовка
Об утверждении Положения о формировании архивного фонда сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района Хабаровского края
В соответствии с Федеральными законами Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района Хабаровского края, в целях обеспечения сохранности документов, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее - поселение), для последующего учета, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Отдел по делам архивов и записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края, Совет депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района Хабаровского края
РЕШИЛ:
Глава сельского поселения Т.П. Скоп
Председатель Совета депутатов Е.С. Тумачков
Приложение
к решению Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ПОЛОЖЕНИЕ
о формировании архивного фонда сельского поселения
«Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района
Хабаровского края
Настоящее Положение о формировании архивного фонда сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – Положение, поселение) разработано в целях формирования архивного фонда поселения (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», рекомендации Федеральной архивной службы России от 24.10.2003 № 10/1880-А).
Положение подготовлено с учетом требований Федеральных законов от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Использование настоящего Положения органами местного самоуправления поселения позволяет обеспечить:
- сохранность документов, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления, с целью последующего учета, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Отдел по делам архивов и записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – муниципальный архив района);
- обеспечить хранение документов постоянного хранения по личному составу администрации поселения.
Основные понятия и термины, используемые в Положении:
поселение - один или несколько объединенных общей территорией сельских населенных пунктов (поселков, сел и других населенных пунктов), в которых местное самоуправление осуществляется населением непосредственно и (или) через выборные и иные органы местного самоуправления;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества, государства;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
муниципальные организации – организации, предприятия, созданные органом местного самоуправления, находящиеся в его подчинении;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.
Формирование (комплектование) архивного фонда происходит в результате ведения делопроизводства органами местного самоуправления поселения в соответствии с требованиями единой системы делопроизводства, а также путем приема документов после истечения установленного срока хранения указанных документов или ликвидации организаций.
Формирование архивного фонда поселения включает:
- определение источников комплектования архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- организация документов на стадии делопроизводства;
- определение состава документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков в органах местного самоуправления и муниципальных организациях (документы постоянного хранения и по личному составу, документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций);
- организация передачи документов органов местного самоуправления, муниципальных организаций в муниципальный архив района (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).
Органы местного самоуправления поселения являются правопреемниками органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, иных органов и должностных лиц, осуществлявших на территории поселения полномочия по решению вопросов местного значения на основании законодательных актов Российской Федерации.
При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
В связи с этим необходимо провести работу по упорядочению архивных документов упраздненных органов местного самоуправления (п. 5 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рекомендации Федерального архивного агентства от 20.01.2005 № 4/79-К).
Документы в текущем делопроизводстве органов местного самоуправления формируются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (Приложение № 1).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Номенклатура дел организует документальный фонд организации.
Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве. При ее составлении следует руководствоваться учредительными документами организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.
Номенклатура дел утверждается Главой поселения после согласования с руководителем муниципального архива района. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и согласованию в случае коренных изменений функций и структуры организации.
В последнем квартале каждого года номенклатура дел уточняется, перепечатывается и утверждается Главой поселения, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в организации образуются новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно включаются в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.
Формирование архивных дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела с документами постоянного хранения и по личному составу формируются в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в органах местного самоуправления поселения занимается лицо, в должностной инструкции которого закреплены вопросы архивной работы.
При формировании архивных дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа, не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дубликаты;
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- в дело помещать только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные (наличие регистрационного номера, даты, заполненных грифов утверждения или согласования и т.д.);
- группировать в дело документы одного календарного года;
исключение составляют:
переходящие дела;
документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.;
- внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов;
- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся;
- приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- постановления (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу;
- распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать их в отдельные дела или по срокам хранения документов;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на постоянное хранение и установления сроков хранения при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к последующему хранению.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно под методическим руководством муниципального архива района. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организаций, главой поселения утверждается экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным главой поселения.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Из дела подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК организации. Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Отметка «ЭПК», поставленная в перечнях и в номенклатуре дел к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. К ним относятся акты, протоколы, докладные записки, переписка с органами государственной власти (правительственная переписка), письма, заявления, жалобы граждан и др. Эти документы должны быть дополнительно изучены и только затем принимается окончательное решение о целесообразности их отбора на постоянное хранение или возможности их уничтожения.
При проведении экспертизы ценности документов дело с отметкой «ЭПК» просматривается полностью. Из него выделяются документы постоянного хранения, присоединяются к однородным документам и оформляются в самостоятельные дела, которые затем включаются в опись дел постоянного хранения. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (Приложение № 2) и по личному составу (Приложение № 3), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 4).
Оформление дел - это подготовка их к последующему хранению. Дела органов местного самоуправления, муниципальных организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работником, в должностной инструкции которого закреплены вопросы архивной работы, при методической помощи специалиста муниципального архива района.
В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела к некоторым видам документов (приказы, постановления, распоряжения, личные карточки уволенных, лицевые счета сотрудников и др.) – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах, при подготовке их архивом организации к передаче на постоянное хранение, допускается по согласованию с муниципальным архивом района употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (Приложение № 5), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные, судебные, следственные дела и т.д.) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение № 6), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение № 7), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива района, в который дела организации будут приняты.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. В соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивной описью является архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи, поступающие на ЭК администрации поселения, должны отвечать требованиям, предъявляемым к описанию дел, имеющих научно-историческое значение.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений). Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (похозяйственные книги и т.п.).
Описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников муниципального архива района. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Опись дел постоянного хранения строится по годам, внутри каждого раздела – в соответствии с номенклатурой дел, а именно: в соответствии со структурой организации, или если небольшой состав документов в описи, по комплексам документов:
- организационно-распорядительные;
- коллегиальные;
- плановые;
- отчетные;
- справочно-аналитические.
Опись дел по личному составу строится по годам, систематизируются дела в описи по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава;
- личные дела;
- лицевые счета (расчетно-платежные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях.
Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем с указанием наименования должности, утверждается главой поселения, согласовывается с ЭК организации и направляется в муниципальный архив района.
При печатании описи оставляется поле для подшивки шириной 20-30 мм на лицевой стороне листа слева, а на оборотной стороне листа справа. Между заголовками дел в описи необходимо соблюдать 1,5 интервала, между строк заголовка 1 интервал, между обозначением даты и первым заголовком 2 интервала.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения, по личному составу оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 (Приложения № 2, 3). Вместе с годовым разделом описи дел постоянного хранения в муниципальный архив района представляются и описи дел по личному составу за соответствующие годы. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭК администрации поселения, а описи на дела по личному составу согласованы с муниципальным архивом района.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности (документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций), до передачи на постоянное хранение в муниципальный архив района, временно, в течение установленных сроков, хранятся в органах местного самоуправления и муниципальных организациях п. 3 ст. 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации). Органы местного самоуправления, муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Органы местного самоуправления, муниципальные организации обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, опечатываемых рабочих комнатах, предохраняющих документы от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, в специально отведенных для этой цели помещениях административного здания органа местного самоуправления, муниципальной организации.
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.
Основными формами использования документов являются:
- информационное обеспечение органов местного самоуправления, муниципальных организаций в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
- исполнение запросов социально-правового характера (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме);
- выдача документов во временное пользование (в установленном порядке).
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов (п. 8 ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения (5 лет) в органах местного самоуправления и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в муниципальный архив района (п. 1 ст. 21, ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Органы местного самоуправления, муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив района. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (п. 2 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Передача документов постоянного хранения осуществляется в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по истечении сроков ведомственного хранения, в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и муниципального архива района. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена лишь при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора по просьбе организации.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов по согласованию с муниципальным архивом района могут быть продлены в случае необходимости практического использования документов. Документы постоянного срока хранения органов местного самоуправления, характерные для данной организации (похозяйственные книги и т.п.), хранятся по месту их заполнения.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документы по личному составу (постановления, приказы, распоряжения, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета работников и т.д.) законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, в органах местного самоуправления, муниципальных организациях.
При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующим муниципальным архивом района (п. 6 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий муниципальный архив района (п. 8 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
При изменении формы собственности муниципальных предприятий (организаций) документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации исключаются из приватизируемого имущества (т.е. не подлежат приватизации). Документы передаются в муниципальный архив района по утвержденным ЭК администрации поселения описям дел. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел (заполняется муниципальным архивом района) (Приложение № 8).
Приложение № 1
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
местного самоуправления Наименование должности
руководителя органа местного
самоуправления
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________________________
на _____________ год (подпись, расшифровка подписи)
_______________
(дата)
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения дела и номер статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела |
||||
Наименование должности
составителя номенклатуры
дел органа местного
самоуправления _____________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа местного Протокол ЭПК уполномоченного
Самоуправления органа исполнительной власти
Хабаровского края в области
архивного дела
От ______________ N______ от ______________ N ___________
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в органе местного самоуправления. |
||||||||
|
По срокам хранения |
Всего |
в том числе |
||||||
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|||||
|
Постоянного |
||||||||
|
Временного (свыше 10 лет) |
||||||||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
||||||||
|
Итого |
||||||||
|
Наименование должности составителя номенклатуры дел органа местного самоуправления _____________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) |
||||||||
|
Итоговые сведения переданы в муниципальный архив района. |
||||||||
|
Наименование должности составителя номенклатуры дел органа местного самоуправления _____________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) |
||||||||
Приложение № 2
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления Наименование должности
руководителя органа местного
самоуправления
Фонд № ___________________________
(подпись, расшифровка подписи)
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения ______________
за _______________год (дата)
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела |
|||||
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _________________ по № _______________________, в том числе:
литерные номера : _________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________
Наименование должности
составителя описи _______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
Ответственный за делопроизводство
и архив органа местного
самоуправления _______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК органа местного Протокол ЭПК уполномоченного
Самоуправления органа исполнительной власти
Хабаровского края в области
архивного дела
от ____________ № __________ от ____________ № __________
Приложение № 3
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления Наименование должности
руководителя органа местного
самоуправления
Фонд № ___________________________
(подпись, расшифровка подписи)
ОПИСЬ № ________________
дел по личному составу (дата)
за _____________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _________________ по № _______________________, в том числе:
литерные номера : _________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________
Наименование должности
составителя описи _______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
Ответственный за делопроизводство
и архив органа местного
самоуправления _______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК органа местного Протокол ЭПК уполномоченного
самоуправления органа исполнительной власти
Хабаровского края в области
архивного дела
от ____________ № __________ от ____________ № __________
Приложение № 4
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
Наименование органа местного УТВЕРЖДАЮ
самоуправления Наименование должности
АКТ руководителя органа местного
____________N_____________ самоуправления
с. Некрасовка ___________________________
(подпись, расшифровка подписи)
О выделении к уничтожению ________________
документов, не подлежащих (дата)
хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________
___________________________________________________________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи* |
Индекс по номенклатуре дел* |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого _____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
за ________________________________________________________ годы
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены ЭПМК
___________________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа исполнительной власти
___________________________________________________________________
Хабаровского края в области архивного дела)
(протокол от _______________ N________________).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов ______________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ___________ № ____
Документы в количестве ______________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом ______________ кг сданы на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ________________________
___________________________________________________________________
(способ уничтожение)
Наименование должности
работника, сдавшего документы ______________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Изменения в учетные данные внесены.
Наименование должности работника
муниципального архива района,
внесшего изменения в учетные
документы ______________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Приложение № 5
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито и пронумеровано _____________________________
(цифрами и прописью)
с № _____________________ по № ___________________________, в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов __________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности
лица, составившего лист-
заверитель дела ______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
Приложение № 6
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
ФОРМА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________
|
№ п/п |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела ____________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
________________________
(дата)
Приложение № 7
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(наименование государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО № _______ ТОМ № ______
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________
(крайние даты)
На _________________ листах
Хранить ___________________
|
Ф. N |
|||
|
Оп. N |
|||
|
Д. N |
|||
Приложение № 8
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
__________________________________________________________
(название архива)
__________________________________________________________
(название фонда)
Фонд ________________ Опись № ________________
_________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты документов ___________________ _____________
Приложение № 9
к Положению, утвержденному
решением Совета депутатов сельского поселения «Село Некрасовка» Хабаровского
муниципального района
Хабаровского края
от 07.06.2021 № 122-34
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности
Руководителя органа местного руководителя организации,
Самоуправления принимающей документы
_____________ ________________ _____________ ________________
(подпись) (расшифровка (подпись) (расшифровка
подписи) подписи)
_____________ МП _____________ МП
(дата) (дата)
АКТ
___________ N ______________
Приема-передачи архивных
документов на хранение
__________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________ сдал,
(наименование организации, передающей документы)
__________________________________________________________________
(наименование организации, принимающей документы)
Принимает документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
|
N п/п |
Название, номер описи |
Количество экземпляров описи |
Количество, единиц хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого принято ________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Передачу произвели:
наименование должности ____________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Фонду присвоен номер ______________________________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности ____________ ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________________
(дата)